Agiliza tu trabajo

Mientras menos tiempo pasemos tratando de entender cómo funciona algo, más tiempo tendremos para concentrarnos en el contenido. En el caso de los documentos y procedimientos de tu empresa, generalizar su formato te ayudará a producir mejores resultados de forma regular y ahorrarás tiempo valioso. Por ejemplo, algunos lineamientos pueden incluir si los documentos tendrán cuadrícula, si se eliminarán pestañas no usadas, los nombres de documentos y pestañas, el formato de los títulos dentro del documento, y cómo estilizar los márgenes. Los sistemas que usas en tu compañía pueden ser personalizables. Si lo son, trata de configurar todas las pantallas en el sistema para que sigan el mismo concepto. Además, tal vez desees definir directrices generales como el número de columnas, el formato de los títulos, y el estilo de orden y agrupación de la información. Mientras más consistente sea el formato de tus procesos, más se enfocará el usuario en el contenido y usará menos tiempo buscando la información. Al configurar tus procesos, intenta estandarizar los títulos, formatos de listas, y los códigos de identificación. Puedes organizar estos por función, departamento y usuario. Si normalmente preparas presentaciones, puedes tener un formato especial que funcione bien para todos.

Tal vez tengas una diapositiva inicial con el título de tu presentación, seguida de una tabla de contenido, y probablemente incluyas diapositivas mayormente de imágenes. Tal vez uses una plantilla que use el mismo fondo, diseño y tipo y tamaño de letra. Finalmente, si utilizas documentos para registrar las políticas de tu compañía, puedes seguir el mismo formato para cada departamento. Además, ciertos contenidos tal vez se traslapen en los departamentos. En este caso, también tiene sentido colocar contenido similar en el mismo orden en todos los documentos normativos.